El mercado está repleto de software para controlar los horarios laborales de nuestros empleados. Las ofertas son tan bastas que es muy posible que no sepas cuál opción escoger. Antes de hacer cualquier elección, lo mejor es contar con un criterio adecuado. Aquí te enseñamos lo que debes tener en cuenta al escoger un software de control de horario y te daremos algunas recomendaciones al final.
¿Por qué instalar un software de control horario?
Hay muchas razones por las cuales una empresa debería instalar un software de control de presencia. En primer lugar, registrar los horarios de entrada y de salida de todos los empleados es fundamental para evitar impuntualidades y ausencias a los horarios laborales, que terminarán afectando el rendimiento y la eficiencia de la empresa.
La otra se debe a las facilidades que te ofrece un software de control de horario. Si tu empresa tu empresa ya realiza un control de horario y hasta ahora han llevado el registro de horario en papel o con otro método tradicional, seguramente sepas lo complicado y tedioso que puede ser, sobre todo si tienes una amplia plantilla de empleados. Archivar muchos registros por varios años, sumar los horarios laborales de todo el mes empleado por empleado, sufrir dolores de cabeza cuando no logras encontrar algunos archivos, más toda la organización que esto requiere.
Con la instalación de un software de control de horario, todo este proceso estará completamente automatizado. Tendrás que olvidarte de archivar papeles y papeles de años de registros, de contar mes tras mes todos los horarios laborales de cada empleado. El software realiza el registro de cada usuario con el proceso de identificación. Y cada vez que su jornada comience o termine, automáticamente todos los horarios laborales serán registrados. Por lo que el proceso de organización y gestión de horarios es mucho más sencillo.
Además, el software es más seguro para guardar y preservar la información. A diferencia del registro en papel, las probabilidades de perder los registros son mínimos. Y sirve como un seguro tanto para el empleador como para los empleados. Los empleadores podrán asegurarse de que todos sus empleados estén cumpliendo debidamente su horario de trabajo efectivo. En el caso de los empleados, los cuida de no trabajar horarios extra sin recibir la debida remuneración.
Factores clave de un software de control horario
Al escoger un software de control de horario, los siguientes factores son los que más destacan:
Software que ayude a la automatización
Como ya lo hemos hecho, lo que más destacada del software de control de horario es la automatización de todos los procesos. Deberías escoger un software que te permita realizar todo el proceso de registro, el acceso a la información y todo lo correspondiente a la gestión de una forma automática.
Software de control de presencia en la nube
Los softwares de control de presencia en la nube son la mejor opción por dos razones. Primero, porque acceder a la información es más sencillo. Cuando la información se guarda en un ordenador, el acceso es muy limitado. Normalmente, va a requerir que tengamos que estar frente a ese ordenador para obtener la información.
En cambio, cuando está en la nube, podemos acceder a la información desde cualquier lugar en que nos encontremos, utilizando diferentes dispositivos: PC, portátiles, tablets, smartphones, etc.
El segundo beneficio es que ofrece mayor seguridad para la información. El problema de mantener toda la información en un ordenador es que, si este se daña, toda la información se perderá. Esto no sucederá si encuentra en la nube porque además de que no depende de un dispositivo, los servidores cloud realizan copias de seguridad que mantienen la información bien respaldada.
Software de control horario que proporcione informes actualizados
Otro de los aspectos más importantes de los softwares de registro de horario es la facilidad con la cual podemos generar informes acerca de los horarios laborales y su cumplimiento por parte de los empleados. Los mejores softwares son aquellos que mantienen toda la información al día y que permitirán a la empresa realizar informes lo más actualizado posibles.
Software de control horario que permita crear perfiles de usuario
La gran ventaja que los softwares de control de horario tienen sobre los métodos manuales es que nos permiten crear un perfil para cada usuario. Este perfil puede tener información detallada de cada empleado, tales como: una foto, nombre completo, puesto de trabajo, jornada laboral a cumplir, la suma de los horarios cumplidos hasta ahora, departamento al que pertenece, y otras cosas más. Escoge aquellos softwares que permiten crear un perfil de usuario con la información que tu empresa requiere para una mejor gestión de empleados.
Software de control horario sencillo de instalar
Algo que no debemos pasar por alto es la sencillez de instalación y de uso que estos softwares deberían tener. Puesto que será de uso diario, la sencillez es un factor que debe predominar.
Software de control de horario en programa o App
Existen dos tipos de software de control de horario: los que funcionan en la web y los que funcionan directamente en una app. Ambos funcionan para fichar a los empleados, tanto presenciales como teletrabajadores. Y en ambos podemos acceder a la información desde cualquier dispositivo inteligente.
Te recomendamos el software de control horario web si:
Los softwares de control de horario web son aquellos que funcionan directamente en la nube. Este tipo de software son especialmente beneficiosos para aquellos que quieran acceder a la información sin necesidad de instalar ningún software en sus dispositivos. Además, este sistema es más funcional cuando se desea manejar el software a través de un ordenador.
Te recomendamos el software de control horario en App si:
Si no tienes ningún problema para instalar el software a tus dispositivos, la app de control horario son la mejor opción. Estos, al estar instalados en los dispositivos, sacan un mayor provecho de las funcionalidades del dispositivo inteligente. Los softwares que funcionan con app son recomendados para aquellos que desean realizar los registros a través de sus dispositivos móviles.
Te recomendamos la APP WEB TIME 2020 que permite realizar el registro de fichajes en nuestros smartphones. Algo muy útil para empleados externos o teletrabajadores. Ofrece licencia para 5 smartphone y puede está disponible para Android, IOS y Windows Phone.
Software de control horario según tamaño de empresa
Al escoger un software de control de horario, también deberías tener en cuenta la plantilla de tu empresa, ya que estos softwares solamente pueden registrar una cantidad de usuarios limitados.
Para empresas de hasta 25 empleados
El IOTIME es un software perfecto si tu empresa no tiene más de 25 empleados. La gestión horaria es completamente automatizada y se realiza de forma rápida. Además, viene con licencia para un puesto de trabajo y para una empresa.
Para empresas de hasta 100 empleados
Para empresas con hasta 100 empleados, WEBTIME GOLD 2020 es la mejor opción. El software funciona a través de la nube y se puede acceder desde cualquier lugar con solo tener conexión a internet.
Para empresas de hasta 500 empleados
Para empresas más grandes con hasta 500 empleados, la mejor opción es WEBTIME ADVANCE 2020. También funciona a través de la nube, ofrece una licencia para 5 supervisores y licencia para 2 administradores.
En Tecnoidentia somos expertos en seguridad y registro de horarios empresariales. Con más de 20 años de experiencia, hemos implementado nuestro propio software de forma efectiva en diversas empresas. Ofrecemos controles de presencia completos que te permiten gestionar los horarios laborales de tu empresa de manera eficiente.
